Khai Mã Định Danh Hàng Xuất Tại Chỗ

Khai mã định danh hàng hóa là một quy trình quan trọng trong quản lý xuất nhập khẩu, đặc biệt là trong các hoạt động liên quan đến thuế, kiểm tra hải quan và thương mại quốc tế. Mã định danh hàng hóa giúp phân loại các loại hàng hóa một cách chính xác và thống nhất, nhằm mục đích:

Chức năng của mã số định danh UCR:

Mã đinh danh UCR với chức năng chính là xác định một cơ chế chung, đủ linh hoạt để xử lý những tình huống phổ biến nhất xảy ra trong thương mại quốc tế. Giữa nhà cung cấp và người mua hàng ở cả cấp quốc gia và quốc tế thì có mã định danh sẽ cho phép xác định duy nhất dữ liệu liên quan đến một giao dịch thương mại quốc tế nhất định.

Áp dụng mã số định danh mang lại nhiều lợi ích cho cả bên cung cấp và bên mua hàng trong quá trình xuất nhập khẩu. Đối với cơ quan hải quan thì mã số định danh UCR cho phép thúc đẩy an toàn, an ninh thông qua việc tiếp cận kịp thời thông tin vào thời điểm giải phóng hàng; cho phép cơ quan hải quan đánh giá được những rủi ro và xử lý tờ khai trước khi hàng hóa đến.

Đối với các doanh nghiệp thực hiện xuất nhập khẩu, mã số UCR giúp đơn giản hóa các giao dịch trong quá trình thông quan hàng hóa, giảm số lượng dữ liệu cần thiết phải khai báo và góp phần rút ngắn thời gian thông quan, tiết kiệm chi phí.

Bên cạnh đó, mã UCR còn tăng cường tính kịp thời, chính xác, hỗ trợ quản lý chuỗi hoạt động logistics, góp phần giảm chi phí và tăng cường hợp tác hải quan.

Tìm hiểu về số định danh hàng hóa xuất nhập khẩu:

Theo Tổ chức Hải quan thế giới (WCO), mã số định danh hàng hóa (UCR- Unique Consignment Reference) là số tham chiếu để cơ quan sử dụng và có thể được yêu cầu cung cấp cho cơ quan hải quan trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan tại bất kỳ điểm nào. Số định danh phải đảm bảo: là số duy nhất ở cả phạm vi quốc gia và quốc tế; được khởi tạo sớm nhất có thể trong giao dịch quốc tế, được cấp cho từng lô hàng. Ở Việt Nam thì mã định danh được đưa ra quy định về số định danh cho hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

Mã số định danh hàng hóa cho phép các hệ thống thông tin khác nhau kết hợp với nhau một cách hiệu quả nhất có thể đó là cơ quan hải quan và các cơ quan, tổ chức liên quan. Nhờ có mã định danh hàng hóa xuất nhập khẩu cho phép tạo thành nguồn thông tin để theo dõi toàn bộ lịch sử của một lô hàng; được sử dụng trong tất cả các trao đổi thông tin giữa các bên liên quan trong toàn bộ chuỗi cung ứng tới các thủ tục do cơ quan hải quan và các cơ quan quản lý nhà nước khác xử lý.

Mục tiêu chính của UCR trong thương mại quốc tế là xác định một cơ chế chung, đủ linh hoạt để xử lý những tình huống phổ biến nhất xảy ra. Giữa nhà cung cấp và người mua hàng ở cả cấp quốc gia và quốc tế thì cho phép xác định duy nhất dữ liệu liên quan đến một giao dịch thương mại quốc tế nhất định.

Mã UCR xuất phát từ nhu cầu của cơ quan hải quan trong việc tạo thuận lợi nhưng vẫn đảm bảo để trao thông tin giữa các cơ quan liên quan trong công tác kiểm soát, cung cấp cho cơ quan hải quan một công cụ hiệu quả.

Quy định về mã định danh hàng hóa nhập khẩu:

Mã định danh cho hàng hóa nhập khẩu có cấu trúc gồm: Số định danh = Mã cảng dỡ hàng + Ngày vận đơn + Số vận đơn.

Thực hiện khai báo theo đúng với nguyên tắc khai Số vận đơn đối với tờ khai nhiều vận đơn. Theo đó, để khai thông tin trên tờ khai Hải quan nhập khẩu thì người khai Hải quan sẽ khai thông tin như sau:

+ Mã cảng dỡ hàng: Khai tại ô chỉ tiêu thông tin số 1.33 “địa điểm dỡ hàng” căn cứ dựa theo mã danh mục cảng biển Việt Nam (05 ký tự) được công bố trên Cổng thông tin điện tử Hải quan;

+ Ngày vận đơn + Số vận đơn: Khai liên tiếp nhau (“Ngày vận đơn” trước “Số vận đơn”) thì khai tại ô chỉ tiêu thông tin số 1.26 “số vận đơn” trên tờ khai nhập khẩu. Trong đó “Ngày vận đơn” là ngày vận đơn ghi trên vận đơn gom hàng theo định dạng “DDMMYY” (DD- ngày, MM- tháng, YY- năm) (vận đơn dùng để khai báo tờ khai Hải quan), “Số vận đơn” là số vận đơn ghi trên vận đơn gom hàng (vận đơn dùng để khai báo tờ khai Hải quan). Thông tin được nhập không được có dấu cách hoặc ký tự đặc biệt như: “*,#, @, /,….”

Ví dụ: Với “Số vận đơn” là: LSHCM15, “Ngày vận đơn” là: 15/08/2018 thì sẽ khai tại ô chỉ tiêu thông tin số 1.26 “số vận đơn” trên tờ khai nhập khẩu là: 150818LSHCM15.

– Vẫn thực hiện khai báo theo mã cũ đối với mã cảng, mã lưu kho hiện tại chưa có thay đổi các chi cục.

– Phải khai báo theo mã định danh đối với số vận đơn trên file đính kèm container hàng nhập đến V5.

– Trong trường hợp tờ khai đã khai mà chưa có số định danh chỉ thì trong một ngày có thể được hỗ trợ tạm thời cấp tại chi cục.

– Hiện tại có thể tự lấy số định danh và lập số định danh bằng phần mềm khai báo.

– 1 mã định danh áp dụng với 1 lô hàng khai báo.

– 1 mã định danh áp dụng với1 tờ khai khai (or <=5 với trường hợp NK);

– 1 lô hàng có thể khai thành nhiều tờ khai với nhiều mã định danh hoặc có thể khai thành 1 tờ khai với 1 mã định danh.

Tìm hiểu về ký mã hiệu hàng hóa xuất khẩu:

Ký mã hiệu hàng hóa xuất khẩu là dấu hiệu dạng chữ viết, hình vẽ, con số hoặc dấu hiệu khác được thể hiện trên bao bì hàng hóa hoặc trên chính hàng hóa để dễ nhận biết, xác định hàng hóa trong quá trình bốc xếp, vận chuyển, giao nhận hàng hóa.

Ký mã hiệu hàng hóa xuất khẩu thường bao gồm: tên hàng, tên cảng dỡ hàng, tên cảng bốc hàng, số hiệu kiện hàng, khối lượng, trọng lượng, tên của công ty xuất khẩu, …

Trong thực tiễn giao dịch thương mại hiện nay đang tồn tại 2 hệ thống cơ bản về ký mã hiệu hàng hóa xuất khẩu gồm:

+ Hệ thống UPC (Universal Product Code): lưu hành từ thập kỷ 70 của thế kỷ XX đến nay, được sử dụng tại thị trường Hoa Kỳ và Canada.

+ Hệ thống mã số hàng hóa: Được sử dụng rộng rãi tại hầu hết các quốc gia trên thế giới, phổ biến là hệ thống EAN (European Article Number).

Hướng dẫn lấy mã định danh hàng hóa xuất nhập khẩu:

Cách 1: Lấy số định danh trên dịch vụ công trực tuyến, người khai thực hiện theo hướng dẫn cụ thể sau:

Bước 1: Truy cập vào địa chỉ: pus.customs.gov.vn;

Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản;

Bước 3: Vào menu “Định danh hàng hóa”;

Bước 4: Chọn chức năng cấp mới:

Bước 5: Nhập thông tin vào mẫu bao gồm: Đối tượng xin cấp số định danh (DN XNK, DN kho, bãi, cảng); Loại hàng hóa (Nhập khẩu, Xuất khẩu, Khác); Mã số thuế;

Bước 6: Nhấn nút “Cấp mới” để được nhận thông báo cấp Số định danh.

Cách 2: Người khai hải quan thực hiện theo hướng dẫn sau đây để lấy số định danh trên dịch vụ công trực tuyến:

Bước 1. Truy cập vào phần mềm khai báo hải quan điện tử Vnaccs

Bước 2. Đăng nhập bằng tài khoản VNACCS/VCIS hoặc tài khoản cổng Thông tư điện tử Hải Quan.

Bước 3. Truy cập vào menu Tờ khai hải quan => Khai báo bổ sung => Đăng ký số định danh hàng hóa và thực hiện khai báo lên hệ thống Hải quan lấy số định danh (hoặc trên tờ khai xuất tại mục số vận đơn nhấn vào nút Đăng ký để thực hiện đăng ký số định danh với Hải quan).

Sau khi có số định danh, tại chỉ tiêu Số vận đơn thì người khai hải quan nhập số định danh vào tờ khai VNACCS.

Bước 4: Khai báo tờ khai lên hệ thống Hải quan như bình thường

Sau khi có mã định danh vừa được tạo thì người khai hải quan lấy số định danh và nhập vào tiêu chí số tờ khai trên phần mềm là xong.

– Số định danh cũng giống như số xếp hàng, không cần có thông tin nêu rõ về lô hàng (như vận đơn, số lượng, hàng hóa, ..)

– Số định danh có kèm theo mã vạch có thể in ra, Doanh nghiệp cầm theo và xuất trình để đưa hàng vào Cảng chờ xuất, Kho, Bãi xuất.

– Doanh nghiệp khi khai theo chuẩn mới này thì cũng phải nhập Số vận đơn theo chuẩn mới (DDMMYYSOVANDON) tại phần khai báo Cont mã vạch, nếu không khi khai lên hệ thống sẽ lỗi không đồng bộ được đúng số vận đơn.

Quy định về mã định danh hàng hóa xuất khẩu:

Mã định danh cho hàng hóa xuất khẩu có cấu trúc gồm: Số định danh = Đối tượng + Loại hình hàng hóa + Năm + Số tuần tự trong năm.

+ Đối tượng: 1 – Số định danh cấp cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu; 2 – Số định danh cấp cho doanh nghiệp kinh doanh kho bãi;

+ Loại hình hàng hóa: 1 – Hàng hóa nhập khẩu; 2 – Hàng hóa xuất khẩu; 3 – Hàng hóa khác (hàng nội địa đưa vào cảng,…);

+ Năm: 02 ký tự chỉ năm cấp số định danh (Ví dụ 23 thể hiện năm 2023).

+ Khai tại ô chỉ tiêu thông tin số 2.24 “ Số vận đơn” thì số định danh của hàng xuất khẩu được khai trên tờ khai xuất khẩu;

+ Doanh nghiệp thông qua hệ thống khai hải quan hoặc cổng cung cấp dịch vụ công trực tuyến để lấy số định danh cho lô hàng và khai vào ô chỉ tiêu thông tin số 2.24 “ Số vận đơn” trên tờ khai xuất khẩu, trước khi đưa hàng vào cảng hoặc tại thời điểm đăng ký tờ khai xuất khẩu (tại thời điểm này thông thường doanh nghiệp không có số vận đơn).

Công dụng trong thủ tục hải quan

Mã định danh hàng hóa được sử dụng để khai báo khi làm thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu. Các cơ quan hải quan sẽ dựa vào mã này để xác định các mức thuế, kiểm tra chất lượng, giấy phép xuất nhập khẩu và các yêu cầu khác.